Ссылка на публикацию Оказывается, осуществить проект внедрения системы автоматизации документооборота может не специалист службы ДОУ в компании команды программистов, а главный бухгалтер без отрыва от основной работы. Не потратив на внедрение ни копейки, не отрывая персонал от работы обучением и не дублируя электронный и бумажный документооборот. Редакция одного журнала о современном делопроизводстве и документообороте, которая изначально заказала мне эту статью, отказалась публиковать ее, потому что"так не бывает". Вы решили, что вашей компании пора идти в ногу со временем и внедрять СЭД? Вы встали на интересный, но тернистый путь. Давайте сначала определимся, кто Вы?

Эффективная служба ДОУ: мечта или реальность?

Возможности прикладного решения"1С: Документооборот 8" для организации электронного документооборота Возможности прикладного решения"1С: Документооборот 8" для организации электронного документооборота Курс предназначен для пользователей, заинтересованных в приобретении практических навыков работы с программным решением"1С: Документооборот 8" Содержание: Тема 1. Законодательные требования к документообороту и международные стандарты.

Внедряя бизнес-процесс во всей компании, вы решаете сразу также во многом является задачей руководителя службы ДОУ, так как.

Деятельность любой компании можно описать как сумму множества процессов, которые выполняются последовательно и параллельно. Читайте в статье, как их описать и смотрите пример описания бизнес-процессов финансовой службы. Зачем описывать бизнес-процессы Любое предприятие сталкивается в своей деятельности с различными потерями времени, браком, недостатком управления, упущенными возможностями и несет убытки.

Посчитав суммы ущерба в конце года, порой возникает острое желание вернуться в прошлое и исправить ошибку, сделать часть работы по-другому. Но прошлого не вернешь, а как часты случаи, когда и в следующем году предприятие наступает на те же грабли? Ошибки, которые не были должным образом проанализированы и поведены до персонала, возникают вновь и вновь и отражаются на прибыли. Одним из методов борьбы с неэффективностью является внедрение процессно-ориентированного подхода и описание бизнес-процессов предприятия.

Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства С. Реализация все повышающихся требований к оперативности, точности информационно-документационного обеспечения, оперативности доставки информации и документов в любую точку, любому сотруднику, а также тематические подборки документов возможны только при использовании современных автоматизированных систем работы с документами, систем электронного делопроизводства СЭД , часто не совсем точно называемых системами электронного документооборота.

Так как история внедрения систем автоматизации делопроизводства в нашей стране насчитывает уже второе десятилетие, это позволяет обобщить основные ошибки, которые допускают организации на этапе выбора и внедрения систем автоматизации документационного обеспечения управления ДОУ. Автоматизация делопроизводства - не самоцель Общая задача автоматизации -повышение эффективности информационно-документационного обеспечения, работы службы ДОУ и управленческого аппарата в целом.

Механический перенос имеющихся, часто неоптимальных, запутанных технологий работы с документами на компьютеры приведет лишь к тому, что вы получите те же запутанные технологии, только в компьютере. Поэтому первым этапом всегда должна быть оптимизация имеющегося делопроизводства.

к регламентации и стандартизации бизнес-процессов и применения « служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ)».

Семинар Организация и развитие службы документационного обеспечения управления. Курс повышения квалификации : Цели, задачи и функции службы. Взаимодействие с другими структурными подразделениями. Обеспечение информационных связей в организации. Схемы документационно - информационного взаимодействия внутри организации.

Современное делопроизводство

Авторы книг и статей используют его в разных ситуациях и по разным поводам. А что это такое? С ходу разобраться достаточно сложно, так как определения наукообразны и требуют знания терминологии. Например, вот такое: На самом деле за термином бизнес-процесс скрывается достаточно простая вещь — это способ описания текущей деятельности, того, что делается каждый день.

Разработка положения о службе делопроизводства; Разработка инструкции по Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления Нотация описания бизнес-процессов в 1С: Предприятии 8.

Буслаева Е. Взаимосвязанные управленческие процессы определили появление новых видов документов. Для кого создаются подобные документы, получающие сегодня все большее распространение? Что такое устойчивое развитие? Под устойчивым развитием принято понимать удовлетворение потребностей нынешнего поколения без ущерба для возможности будущих поколений удовлетворять свои собственные потребности. Примером могут послужить документы предприятий топливно-энергетического комплекса России.

Практика подготовки ими данного вида отчетности уже прошла определенные этапы развития 2. Титульный лист. Мнение эксперта О. Лепеха начальник отдела документационного обеспечения инвестиционной компании ТЭК Время диктует свои правила. Фактически документ стал все чаще трактоваться как неотъемлемое информационное, административное, юридически значимое сопровождение бизнес-процессов.

Структуру данного раздела можно представить следующим образом: Мнение эксперта Е. Романченко канд.

Регламентирование бизнес процессов. Регламентация процессов — регламенты и инструкции

Курс по управлению информационными ресурсами организации через внедрение электронного документооборота и встраивание систем ЭДО в бизнес-процессы компании. Предлагаемый курс позволит: Управление документами посредством электронных систем. Электронный документооборот.

смоделировать его бизнес-процессы и потоки движения документов, затем затраты на обработку документов как службы ДОУ (документационного.

Поэтому в последние годы постоянно растет интерес к системам электронного документооборота СЭД и -системам как к средству решить насущные проблемы бизнеса. Однако внедрение электронной системы - процесс сложный, многосторонний. На его успех могут повлиять многие факторы, поэтому необходимо с самого начала взять под контроль все направления внедрения системы, на которых вас могут подстерегать разнообразные риски.

Если риски не учесть в начале проекта внедрения, впоследствии могут увеличиться затраты на него, сроки внедрения затянуться, запланированный результат не будет достигнут, возникнет разочарование в новых технологиях и оптимизации в принципе. При этом было бы ошибочно полагать, что при неудачном проекте внедрения потери несет только заказчик вложенные инвестиции, затраченное на проект время, доверие персонала. Не меньше рискует и компания - поставщик услуг по внедрению СЭД. Если бы можно было определить точно, на каком этапе проекта нас подстерегают риски в каждом конкретном случае, тогда бы у нас имелась возможность сконцентрировать внимание и ресурсы на этом этапе.

К сожалению, это невозможно, и приходится быть готовым к неожиданностям и проблемам на любом этапе проекта:

Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Заказать аудит Индивидуальные консультации экспертов В наше постоянно меняющееся время часто стала возникать необходимость быстро и качественно получить ответы на актуальные вопросы, возникающие в практической деятельности. Для таких случаев, мы организуем короткие индивидуальные консультации наших экспертов для Ваших сотрудников от 1 до 5 человек.

Есть возможность принести свои документы и с экспертами доработать их или внести изменения. Стоимость таких встреч обычно невысока, а результативность превосходит ожидания! Консалтинг по делопроизводству Центр профессионального образования ДИТАД и ведущие эксперты страны по управлению документами предлагает консалтинг по делопроизводству — консалтинговые услуги по всему спектру вопросов и проблем, связанным с документами. Мы предлагаем вам не тратить ресурсы на эту кропотливую работу, а воспользоваться нашей новой услугой — консалтингом в области административных и управленческих бизнес-процессов.

(не получить продвижения по службе, попасть в немилость, потерять работу). Используя методы оптимизации и реинжиниринга бизнес- процессов и разработки системы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В программе семинара: Обязательность применения профессиональных стандартов. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Организация документационного обеспечения руководства. Организация документационного обеспечения управления. Определение структуры подразделений службы. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Нормативно-методическая база делопроизводства.

Бизнес процессы

Открытый Курс знакомит участников с организацией успешной работы службы ДОУ. Рассматриваются локальные нормативные акты и оценка эффективности с помощью , контроль исполнения документов и применение СЭД в бизнес-процессах. Для кого для руководителей службы ДОУ, начальников отдела делопроизводства, канцелярии, архива, специалистов отдела документационного обеспечения с большим опытом работы.

Аудит системы документационного обеспечения управления (аудит и архива, скорректировать бизнес-процессы и избежать ошибок и штрафов. расчет эффективности деятельности службы ДОУ;; разработка оптимальных.

Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы Выживание и процветание организации Рис. Процессы в информационной системе. Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами ЭУД. Организация работы с документами - это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления.

Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации. Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий.

Системы электронного управления документами ЭУД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы.

Эффективная работа службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

ЦНТИ Прогресс , г. Санкт-Петербург, В. Средний пр. Рассматриваются локальные нормативные акты и оценка эффективности с помощью , контроль исполнения документов и применение СЭД в бизнес-процессах.

ИСУД, ориентированные на бизнес- процессы (Business-process EDM) . Службы документационного обеспечения управления. Сущность.

В -системы входит модуль управления потоками работ — специальный механизм, заставляющий документы двигаться по заранее разработанному маршруту. Для чего в данном процессе необходимы нотации? И какую роль в этом играют специалисты служб ДОУ? Как правило, внедрение ЕСМ-системы делится на несколько этапов, и настройка маршрутов движения документов далеко не первый из них.

Прежде, чем настроить движение различных документов по тем или иным маршрутам непосредственно в системе, необходимо изучить, как проходит конкретный процесс в организации, исследовать потоки движения документов. А при необходимости оптимизировать и описать, как процесс будет проходить в системе электронного документооборота. Именно для описания и схематического изображения процесса и используются специальные нотации, понятные различным специалистам: Таким образом, описание процесса с использованием различных нотаций в дальнейшем используется в качестве основы для настройки маршрутов движения документов.

Для описания процессов на уровне бизнес-аналитиков часто используется нотация . Существуют решения , которые позволяют переносить схемы процессов, разработанные с помощью специальных инструментов и нотаций, непосредственно в систему, автоматически создавая при этом маршрут. Это облегчает работу бизнес-аналитика, что в конечном итоге позволяет более оперативно реагировать на внутренние изменения в бизнес-процессах предприятия.

При этом функции специалистов служб ДОУ могут быть различными. Например, они могут выступать в качестве экспертов, которые помогают консультантам понять протекание процессов, связанных с документационным обеспечением, выявить узкие места в процессах и определить варианты их оптимизации. Кроме того, специалисты ДОУ могут выступать консультантами, самостоятельно исследовать и описывать процессы, используя определенные нотации и инструменты создания схем, консультировать разработчиков, как должна быть настроена работа по различным процессам в ЕСМ-системе.

Организация работы службы ДОУ предприятия

Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления ДОУ. Цели, задачи и функции службы. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками.

В процессе повседневной деятельности служба ДОУ осуществляет ряд функций по обеспечению управления предприятия, в т. ч. организационную, .

Показатели оценки деятельности службы ДОУ Всё большее число организаций — государственных органов и коммерческих структур — внедряют в своё управление показатели оценки по основным направлениям деятельности и сбалансированные системы показателей. Стремясь к оптимальному использованию ресурсов и в рамках установленных форм отчетности, уже все научились оценивать финансовые результаты и измерять степень достижения поставленных целей. Назрела необходимость оценить, насколько система управления, организационные и информационные технологии соответствуют потребностям развития организации, выработать подход к оценке качества работы с документами, которые в современных условиях должны рассматриваться как ценнейший нематериальный актив.

Причем часто в качестве показателей оценки деятельности предлагаются такие, которые не являются для Службы ДОУ ключевыми. Показатели эффективности деятельности , — это набор показателей, отражающих аспекты организационной деятельности, которые являются в определенный период деятельности наиболее важными для сегодняшней и завтрашней деятельности организации. Традиционно главные и универсальные критерии оценки деятельности Службы ДОУ, впрочем, как и любого другого структурного подразделения, формулировались следующим образом: Дополнительными критериями являлись уровень квалификации сотрудников, степень механизации а сейчас - автоматизации выполняемых делопроизводственных и других операций.

Постепенно в системе показателей оценки деятельности Службы ДОУ стали выделяться категории количественных и качественных показателей. Учитываются количественные показатели: Оцениваются качественные показатели: В рамках процессов современного корпоративного планирования при внедрении системы бюджетирования и управленческого учета в оценку деятельности Службы ДОУ вводятся экономические аналитические показатели, позволяющие комплексно учесть в оценке штатную численность, фонд оплаты труда, объём документооборота, нормы выработки.

Интересно отметить, что с помощью даже совсем несложных показателей возможно оценивать не только деятельность Службы ДОУ например, в динамике по годам: Процессы развития корпоративной культуры и внедрение кодексов этики корпоративного поведения позволяют учитывать в качестве показателей оценки деятельности культуру общения, культуру рабочего места, безусловное соблюдение установленных стандартов поведения, эмпатию, вежливость, навыки коммуникации и т.

С одной стороны, Служба ДОУ должна стать центром компетенций в области управления документами и получить достаточные полномочия в системе принятия решений в этой сфере.

Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.